„Susiūtas ir sunumeruotas x lapų skaičius“yra turbūt vienintelis dalykas, kuris ateina į galvą, kai kalbama apie būtinybę susegti dokumentus. Kaip susieti dokumentus? Naujokas iš karto įsivaizduoja, kaip buh alterio ar personalo skyriaus kampe stovi krūvos popierių, tvirtai sutvirtintų bankų špagatais, apaugę kaustinėmis dulkėmis.
Tačiau ne viskas taip paprasta ir paviršutiniška, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Ką reikia žinoti, kad išvengtumėte klaidų šiuo sudėtingu klausimu? Kaip susiūti dokumentus su siūlais pagal nuotrauką? Šie klausimai bus išsamiai aptarti nuosekliose instrukcijose.
Kodėl naudojamos senamadiškos kabės?
Yra daug vyriausybinių įstaigų, kurios gali reikalauti, kad dokumentai būtų pasiūti ne gamykliniu būdu, o rankiniu būdu, naudojant siūlus. Tai visų pirma mokesčių inspekcija, archyvas, priimant popierius prašo susiūti dokumentus su siūlais.individualių verslininkų registravimas, juridinio asmens registravimas ar dokumentų tvarkymas konkursui. Kaip tinkamai susegti dokumentus, parodyta 2 nuotraukose. Paprastai naudokite storą siūlą ir storą adatą.
Manoma, kad tokiu būdu surištus vertybinius popierius sunkiau pamesti, padirbti ar pakeisti lapus. Kai kurios organizacijos būtent dėl to naudoja tokią „senelio“svarbių dokumentų tvirtinimo formą. Yra ir kitas argumentas – kartais popieriai yra griežtai konfidencialūs, o vadovai, bijodami viešumo ar konkurentų įtakos, tokius darbus patiki tik patikimam asmeniui, atitinkamai atsisako specializuotų firmų pagalbos.
Svarbu
Neteisingai surišti dokumentai gali lemti atsisakymą registruoti ar perregistruoti įmonę, priimti dokumentus į archyvą, organizacija gali būti pašalinta iš konkurso dalyvauti konkurse, tokiu atveju turėti įtakos reguliavimo institucijos sprendimui. organizacijos audito.
Ar yra vienodos normos?
Iki šiol nėra aiškių taisyklių, kaip susiūti dokumentus siūlais pagal vieną šabloną. Yra tik rekomendacijos ir instrukcijos. Iš esmės įmonės naudojasi Rosarkhiv metodiniais patobulinimais, kurie buvo patvirtinti 2009 m. įsakymu Nr. 76, GOST „Biuro darbas ir archyvavimas“reikalavimais, taip pat Rusijos centrinio banko nurodymais.
Parengiamasis etapas
Visi susegti dokumentai turi būti peržiūrėti, jei yra pieštuko žymių, juos ištrinkite. Svarbuatidžiai apsvarstykite kiekvieną puslapį, neleiskite jiems prilipti vienas prie kito, užtikrinkite logišką ir teisingą dokumentų seką krūvoje. Pašalinkite aštrius daiktus, smeigtukus, segtukus ar sąvaržėlę, nes jie gali pažeisti įrišimo siūlą ir prarasti dokumentą. Puslapius reikia sunumeruoti paprastu juodu pieštuku dešiniajame kampe, rašalo, įskaitant spalvotą, naudojimas neleidžiamas. Negalite sunumeruoti per arti dokumento teksto, juo labiau jis sutampa. Sunumeruota tik priekinė lapo pusė. Bendras susegto dokumento tūris neturi viršyti 250 lapų, o įrišto ir sunumeruoto dokumento aukštis – ne daugiau kaip 4 centimetrai. Pavyzdys, kaip susiūti dokumentus su siūlais, parodytas nuotraukoje.
Kitas pasiruošimo etapas – įrankių parinkimas. Norint tinkamai susiūti dokumentus su siūlais, jums reikės: yla, specialių siūlų, kartoninio dangtelio, kaip nuotraukoje. Kai kuriais atvejais naudojamas skylių perforatorius. Kaip ir su kuo susiūti dokumentus, kiekvienas specialistas sprendžia pats. Patogiausia naudoti atšiaurius siūlus arba špagatą, kai kuriais atvejais naudojami vilnoniai siūlai ar raišteliai. Dažniausiai jie atlieka puošybos funkciją. Paprastai rimtuose pranešimuose naudojamas griežtesnis stilius. Dokumentus ruoškite patys ir formą inventoriui.
Kai kurios subtilybės
- Didelio formato lapai, pavyzdžiui, A3 arba A2, taip pat turi būti sunumeruoti. Norėdami tai padaryti, jis yra visiškai išplėstas ir sunumeruotas pagal bendrąsias taisykles. Tada sulankstytas ir atsargiai priklijuotas už nugaroskampe.
- Jei reikia paduoti laišką, jis atplėšiamas, pirmiausia sunumeruojamas pats vokas, po to paeiliui laiško puslapiai.
- Dokumentų viršelis nenumeruotas. Taip pat titulinis lapas nenumeruojamas, jei nėra viršelio. Tačiau antrasis lapas jau sunumeruotas skaičiumi „2“.
- Jei lapų skaičius didesnis nei 250, jie skirstomi į tomus. Tokia praktika teismuose įprasta. Kiekvienas tomas turi būti sunumeruotas atskirai.
- Kaip susegti dokumentus, jei viršuje dešinėje negalima nurodyti lapo numerio arba visas lapas yra užimtas? Taip dažnai nutinka, pavyzdžiui, numeruojant nuotrauką, tokiu atveju leidžiama numeruoti iš galo.
- Klaidingos numeracijos atveju numerį galite perbraukti. Tačiau taisymas turi būti patvirtintas parašu.
- Jei praleidžiami ne daugiau kaip du lapai, praleistiems puslapiams leidžiama naudoti raidžių žymėjimą. Pagrindinio dokumento skaitmeninė numeracija nesikeičia, tačiau didėja lapų skaičius. Tokiu atveju būtina apie tai įspėti asmenį, kuris gaus dokumentus.
- Jei reikia sunumeruoti dokumentą, kuris jau yra sunumeruotas arba turi numeraciją, tada jis bus sunumeruotas dar kartą.
- Jei dokumentacijoje lapų negalima atskirti arba jie yra suklijuoti, jie numeruojami kaip vienas lapas. Taip atsitinka, jei ant dokumento, pavyzdžiui, yra įklijuotas čekis, nuotrauka ar laikraščio iškarpa. Tačiau tuo pat metu būtina surašyti inventorių, o stulpelyje „Pastaba“arba sertifikavimo įraše būtinai pasiaiškinkite, kurie dokumentai buvo įklijuoti, kuriame puslapyje ir kas juose buvo.
Kokie dokumentai dažniausiai siuvami siūlais? Visų pirma, steigimo ir steigimo dokumentai. Dažniausiai jie yra mažo tūrio, juos lengviau perverti yla, o susiūti. Yra keletas susiuvimo technologijų, galite padaryti du pradūrimus, tris ar penkis. Trys skylės yra labiausiai paplitęs variantas. Penkios skylės pravers, kai vieni dokumentai yra mažesni už kitus, penkių skylių sujungimas padės jas geriau sutvarkyti. Jei dokumentai yra labai vertingi, naudojamas penkių skylių susegimas, tai sumažins jų pakeitimo riziką.
Kaip tinkamai susiūti dokumentus su siūlais: žingsnis po žingsnio instrukcijos
- Sukraukite lapus, sulygiuokite kraštus.
- Patikrinkite lapo užsakymą.
- Būsimų pradūrimų vietas pieštuku pažymėkite simetriškai centre kairėje lapo pusėje. Tai galima padaryti ir viename lape, ir visame.
- Būtina nukrypti nuo teksto bent 1,5 centimetro.
- Ženklai turi būti griežtai vertikalūs, vienas nuo kito leidžiamas iki trijų centimetrų atstumas.
Jei dokumentas pakankamai didelis, jį patogiau pradurti yla. Paprastai pradėkite nuo viršutinės skylės.
Jei negalima naudoti gamyklinio dangtelio, kaip paveikslėlyje, pirmą ir paskutinį lapą galima suklijuoti plona kartono juostele, kad nebūtų pažeisti puslapiai. Svarbu pasirinkti tinkamą sriegio ilgį, paprastai nuo 50 iki 80 cm.
Klasikinis susiuvimas su siūlu – trys skylės
Išanalizuokime variantą, kaip susiūti dokumentusžingsnis po žingsnio trijose skylėse. Tai klasikinis ir labiausiai paplitęs dokumentų pateikimo į archyvą arba patikrinimo variantas. Kaip šiuo atveju tinkamai susiūti dokumentus su siūlais, geriau matyti nuotraukoje.
Pakelkite adatą ir siūlą po dokumentų krūva, ištraukite per antrojo angą. Reikia nepamiršti ir mažos 7-8 cm ilgio „uodegėlės“, ji vis tiek pravers. Priekinėje pusėje adatą nukreipiame į viršutinę angą, tada adatą grąžiname į žemiausią angą Nr.3. Toliau adata "neria" į centrinę angą, dėl to abu siūlai lieka žemiau. Dabar juos galima surišti.
Be to, dokumentas turi būti patvirtintas, priklijuotas popieriaus lapas, antspaudas ir atsakingo asmens parašas. Kaip tinkamai susiūti dokumentus ir sutvirtinti mazgą siūlais, galite pamatyti nuotraukoje.
Be to, paskutinio lapo gale priklijuotas inventorius. Užrašą galima padaryti ranka arba naudoti paruoštus šablonus, kaip parodyta nuotraukoje.
Kaip susegti dokumentus į keturias skylutes?
Keturių skylučių vėrimo technologija yra beveik identiška. Vienintelis skirtumas yra tas, kad dokumentas susiuvamas iš viršaus į apačią. Tai atrodo kaip siuvimo bastimas. Tik šiuo atveju tai kartojama atvirkštine tvarka, pirmiausia iš viršaus į apačią, paskui iš apačios į viršų. Taigi kaklaraiščiai yra vienalyčiai be tarpų, tarsi susiūti milžiniška siuvimo mašina.
Ypatingos progos
Kartais dokumentus leidžiama jungti ne vertikaliai, o ant kampo. ATtai daugiausia finansinės atskaitomybės dokumentai, susiję su kasos juostelių užsegimu, čekiais dešinėje pusėje. Tokie dokumentai siuvami ant kampo. Žingsniai tokie patys kaip ir standartinio dokumentų surinkimo, tik kampe pradurtos skylės. Paprastai yra du. Lapas priklijuotas tiksliai prie kampo. Toliau procedūra panaši – sertifikuojama, uždedamas antspaudas.
Išvada
Ruošiant ir susegiant dokumentą, svarbu iš anksto apgalvoti, kaip susegti dokumentus, kad būtų išvengta visų rūšių force majeure. Pavyzdžiui, kartais reikia pasidaryti jau įrištų ir archyvuotų dokumentų kopijas. Susirūpinti tokiomis akimirkomis verta iš anksto. Paprastai personalo ar buh alterinės apskaitos specialistai gali iš anksto atspėti, kurį dokumentą pirmiausia reikia paleisti per kopijavimo aparatą. Tai labai supaprastina darbą ir sutaupo laiko.
